Ley de Propiedad en Condominio de Quintana Roo: Guía para Administradores

Es el error más común y el más caro. La ley no cuenta cabezas: cuenta porcentaje de propiedad.

Un condominio de 40 unidades donde asisten 22 personas puede no tener quórum si esas unidades representan menos del 75% del indiviso. Y una asamblea instalada sin quórum es una asamblea impugnable: todo lo que se acordó ahí queda en el aire.

Los plazos entre convocatoria y asamblea también son mínimos legales, no sugerencias (Artículo 30, fracción II):

En casos de suma urgencia se puede convocar con la anticipación que las circunstancias exijan.

El Artículo 30, fracción III pide las dos cosas, no una u otra:

1. Entrega fehaciente a cada condómino en su unidad de propiedad exclusiva, o por el correo electrónico que haya registrado para tal efecto, dejando constancia en la administración.
2. Fijar la convocatoria en cinco o más lugares visibles del condominio el mismo día que se expida, levantando acta circunstanciada firmada por quien convoca, un miembro del Comité de Vigilancia y tres condóminos, o bien ante la fe de un notario público.

Que la ley acepte expresamente el correo electrónico registrado es la puerta legal para digitalizar la convocatoria. Lo que no puedes saltarte es la constancia: si no puedes probar que notificaste, no notificaste.

Dos reglas más que resuelven la mayoría de las discusiones de pasillo:

• Lo que decide la asamblea obliga a todos los condóminos, incluyendo a los ausentes y a los disidentes.
• Si un grupo que representa al menos el 25% del indiviso pide por escrito una asamblea y el Administrador no convoca en 10 días hábiles, pueden acudir al Juez Civil de Primera Instancia o al Centro de Justicia Alternativa para que la convocatoria se publique sin cambiar los puntos solicitados.

Esta es la mejor noticia de la reforma y casi nadie la aprovecha.

El Artículo 28, fracción XIV permite expresamente celebrar la reunión de la Asamblea a distancia mediante medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología, incluyendo videoconferencias, siempre que se cumplan los lineamientos previstos para esa modalidad. Y permite usar esos mismos medios para los votos de los condóminos y para las comunicaciones contempladas en el acta constitutiva o el Reglamento.

Los condóminos pueden asistir de forma presencial o a distancia, e incluso acompañarse de abogados, contadores o intérpretes, designando al momento del pase de lista a quién le corresponde el uso de la voz.

En la Riviera Maya esto cambia el juego. Una parte enorme del inventario en Playa del Carmen y Tulum pertenece a propietarios que no viven en el condominio, ni en el estado, ni en el país. Reunir 75% del indiviso en una sala física es prácticamente imposible; reunirlo en una videollamada bien convocada es una tarde de trabajo.

El Artículo 36 enumera las funciones del Administrador. Estas son las que más veces faltan cuando se revisa una administración:

• Fracción I — llevar un libro de actas debidamente autorizado por el Comité de Vigilancia.
• Fracción III — conservar los libros y la documentación del condominio, tenerlos disponibles para consulta de los condóminos en todo tiempo, y entregarlos a la administración siguiente.
• Fracción IV — prorratear los consumos de las áreas comunes con base en el porcentaje de indiviso.
• Fracción IX — otorgar recibo por cada concepto: cuotas ordinarias, fondo de mantenimiento, fondo de reserva, cuotas extraordinarias, intereses moratorios, gastos de abogado y penalidades, expresando los saldos en liquidación.
• Fracción X — entregar un estado de cuenta mensual o bimestral, recabando constancia de quien lo recibe.

El estado de cuenta no es un resumen libre: la ley lista cinco elementos obligatorios.

Debe mostrar la relación pormenorizada de cobranza y gastos del periodo, el estado consolidado de aportaciones y cuotas pendientes, el saldo del fondo de mantenimiento y su destino, el saldo de las cuentas bancarias y de las inversiones con sus intereses, y las resoluciones acordadas en asamblea junto con la ejecución de esos acuerdos.

Ese cuarto punto es el que casi nadie entrega. La ley obliga a mostrar dónde está el dinero, no sólo cuánto entró y cuánto salió.

Por último, los condóminos tienen 30 días naturales desde la asamblea para objetar por escrito. Si nadie objeta en ese plazo, la información se entiende consentida.

La cuota no se negocia. El Artículo 42, fracción I establece que las cuotas de mantenimiento no están sujetas a compensación, excepciones personales, ni a ningún otro supuesto que pueda excusar su pago, y que son imprescriptibles. "No uso la alberca" no es un argumento legal, y el paso del tiempo no borra el adeudo.

Intereses sí, capitalización no. El Artículo 43 permite cobrar intereses moratorios al tipo que fije el Reglamento o la Asamblea, pero establece que no serán capitalizables: no puedes cobrar intereses sobre intereses.

Hay tres reglas del Artículo 43 que deciden si una cobranza prospera o se cae:

• El orden de aplicación es fijo. Todo pago se aplica primero a multas, luego intereses, sanciones, gastos de abogados, cuotas ordinarias, extraordinarias y al final fondo de reserva. Por eso un abono parcial a veces no baja la cuota del mes.
• El umbral es de tres o una. La acción en vía ejecutiva civil sólo procede cuando existen tres cuotas ordinarias o una extraordinaria pendientes.
• El expediente necesita cuatro piezas. El estado de cuenta trae aparejada ejecución únicamente si va suscrito por el Administrador y por el Presidente del Comité de Vigilancia, acompañado de los recibos pendientes y de copia certificada por notario del acta de asamblea o del Reglamento donde se fijaron las cuotas. Falta una firma y el expediente no sirve.

En la práctica esto significa que la cobranza empieza mucho antes del abogado: si no sabes con precisión qué unidades cruzaron el umbral y no tienes los recibos ordenados, llegas tarde.

Sobre la suspensión de servicios: el Artículo 43 la permite para los servicios que se disfrutan en áreas privativas y se pagan con el Fondo de Mantenimiento y Administración o el de Reserva, pero previa autorización del Comité de Vigilancia. No es una decisión unilateral del administrador. Y tiene un límite absoluto: el mismo párrafo excluye expresamente el servicio de agua. Energía, gas u otros servicios cubiertos con el fondo común, sí; el agua, nunca. La CDMX aplica la misma prohibición en su artículo 33 fracción XII: "No se podrá restringir el servicio de agua potable".

El Artículo 67, fracción IV añade una palanca que se usa poco: al condómino que no cubre sus cuotas en el plazo se le puede imponer multa, intereses moratorios y la restricción del derecho de voto en las asambleas. Con un matiz que decide si tu siguiente asamblea es válida o impugnable: en Quintana Roo eso es una sanción, no un efecto automático. El Artículo 68 exige que la imponga y la valore la Asamblea General, a la que hay que convocar también al condómino infractor "a fin de que exprese lo que a su derecho convenga", con resolución aprobada por mayoría simple y notificada dentro de los cinco días siguientes. Negarle el voto en la puerta, sin ese acuerdo previo, es justo el defecto que tumba una asamblea entera. (En la CDMX funciona al revés: el artículo 34 le quita el voto al moroso por ministerio de ley, sin acuerdo de nadie.)

Desde la reforma de 2021, el Artículo 46 obliga al notario público a exigir a la parte vendedora, en toda compraventa de una Unidad de Propiedad Exclusiva:

• La constancia de no adeudo de las cuotas de mantenimiento y administración y del fondo de reserva, debidamente firmada por el Administrador.
• Los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de los últimos 3 pagos por concepto de cuotas de mantenimiento.

Si tu administración no emite CFDI, o no tiene el histórico ordenado, la venta de un condómino se detiene en la notaría. Es una de las llamadas más incómodas que recibe un administrador, y es totalmente evitable.

Vale la pena conocer también el Artículo 49: el adeudo queda garantizado preferentemente por la propia Unidad de Propiedad Exclusiva, y esa garantía sigue a la unidad aunque se transmita a terceros. Sólo tiene prelación sobre ella el crédito por pensión alimenticia. Cualquier interesado puede pedir al Administrador una liquidación de adeudos pendientes, que sólo surte efectos legales si va suscrita por el presidente del Comité de Vigilancia.

La reforma de 2021 añadió el Artículo 69, que muchos administradores desconocen: el Administrador puede solicitar la información que el ordenamiento le permite, pero no puede compartir ninguna información de los condóminos que pueda considerarse sensible o personal, salvo consentimiento por escrito o en los casos previstos por la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP).

Publicar nombres y adeudos en el grupo de vecinos, en el elevador o en la caseta es, como mínimo, un riesgo que no necesitas correr. La ley ya te dio herramientas de cobranza mucho más fuertes que la exhibición pública: intereses moratorios, restricción del derecho de voto, suspensión de servicios autorizada por el Comité de Vigilancia, y la vía ejecutiva civil.

Una revisión rápida que puedes hacer hoy sobre tu propia administración:

• Libro de actas autorizado por el Comité de Vigilancia
• Comité de Vigilancia integrado por cinco propietarios, electos por la asamblea, con cargo honorífico de hasta un año y al corriente en sus pagos (Artículo 40)
• Convocatorias con los plazos del Artículo 30 y doble notificación documentada
• Quórum calculado sobre indiviso, no sobre asistentes
• Estado de cuenta periódico con los cinco elementos del Artículo 36 fracción X, con constancia de recepción
• Recibo por cada concepto, con saldos en liquidación
• Intereses moratorios definidos en Reglamento o por asamblea, no capitalizables
• Expediente de cobranza con doble firma listo antes de llegar a tres cuotas
• Constancia de no adeudo y CFDI de los últimos 3 pagos disponibles a solicitud
• Manejo de datos personales conforme al Artículo 69

Si fallas en tres o más, no estás administrando mal por falta de esfuerzo: estás administrando sin sistema.

Koti no da asesoría legal. Lo que hace es quitar el trabajo manual que la ley te obliga a documentar:

• Estados de cuenta por unidad, generados automáticamente y descargables por el propio residente.
• Recibos de pago con logo de la comunidad y firma del administrador, emitidos al aprobar cada pago.
• Reporte financiero mensual con ingresos, egresos, balance neto y unidades morosas.
• Mapa de morosidad para ver de un vistazo quién está al corriente y quién no.
• Recargos por morosidad configurables, aplicados automáticamente al día siguiente del vencimiento.
• CFDI 4.0 para los comprobantes que la notaría va a pedirte.
• Documentos para conservar actas y reglamentos disponibles a los condóminos en todo momento.

La ley es la misma para todos los condominios de Quintana Roo. La diferencia entre una administración que cumple y una que improvisa está en si los datos ya están ordenados el día que alguien los pide.