Preguntas Frecuentes

Koti es una plataforma integral de gestión para condominios y fraccionamientos que incluye portal web administrativo, aplicación móvil para residentes y app especializada para guardias de seguridad. Simplificamos la administración residencial con herramientas para control de acceso, pagos, comunicación y más.

Ofrecemos una prueba gratuita de 14 días con acceso completo a todas las funcionalidades. No se requiere tarjeta de crédito para comenzar. Durante este período, puedes explorar todas las características y decidir si Koti es adecuado para tu condominio.

En México la cobranza de cuotas se rige por la ley de condominios de tu estado, por la escritura constitutiva y por el reglamento interno: no existe una ley federal de condominios. La ruta habitual es notificar por escrito un estado de cuenta claro, aplicar intereses moratorios solo si el reglamento o la asamblea los aprobaron, y demandar por la vía civil si aun así no hay pago. Varias leyes estatales permiten que el estado de cuenta certificado por el administrador sirva de base para el cobro judicial, pero los requisitos exactos cambian entre entidades: confírmalo con un abogado local antes de demandar. Suspender agua, luz o el acceso a la unidad suele estar prohibido y puede volverse en tu contra. En la práctica, la mayor parte de la morosidad se resuelve antes: estados de cuenta puntuales, recordatorios automáticos y un historial que nadie pueda discutir, que es justo lo que Koti automatiza.

Depende de cómo esté dado de alta tu condominio ante el SAT, no de una regla única para todo México. Si el condominio tiene RFC propio, la administración debe expedir CFDI por lo que cobra; muchos condominios tributan como personas morales con fines no lucrativos. Si quien cobra es una empresa administradora, esa empresa factura sus honorarios con su propio RFC. Los condóminos que necesiten deducir gastos comunes deben solicitar el comprobante a la administración, y eso solo funciona si los datos fiscales de cada unidad están actualizados. Confirma tu caso con un contador: la obligación se desprende del régimen con el que quedó registrado el condominio. Koti guarda los datos fiscales por unidad y emite CFDI 4.0 timbrados en los condominios que ya facturan.

El fondo de reserva es dinero separado del gasto corriente para reparaciones mayores y reposición de equipo: impermeabilización, bombas, elevadores, pintura, cisterna. La mayoría de las leyes estatales de condominio en México exigen constituirlo y dejan el monto a la asamblea, a veces con un mínimo sobre el presupuesto anual; revisa la ley de tu entidad y tu escritura constitutiva. Un método sano para dimensionarlo: lista los activos de vida larga, estima cuánto costaría reponer cada uno y cuántos años le quedan, divide entre esos años y suma. Esa cifra anual, repartida por el porcentaje de indiviso de cada unidad, es la aportación al fondo. Mantenlo en una cuenta separada y repórtalo aparte en cada rendición de cuentas. En Koti el fondo de reserva se lleva como una bolsa independiente, con su propio saldo y sus propios reportes.

El quórum lo fija la ley de condominios de tu estado y tu escritura constitutiva; en México no hay una regla nacional. El patrón más común: en primera convocatoria se exige mayoría del valor total de indivisos y, en segunda convocatoria —emitida después de un plazo de espera—, la asamblea puede sesionar con los condóminos presentes. En la mayoría de las leyes estatales el voto se computa por porcentaje de indiviso y no por cabeza, así que dos unidades grandes pueden pesar más que tres pequeñas. Los asuntos de mayor calado (modificar la escritura, obras nuevas, disponer de áreas comunes) suelen requerir mayorías calificadas. Antes de convocar, lee el artículo de quórum de tu ley estatal y el capítulo de asambleas de tu escritura: si el quórum falla, los acuerdos son impugnables.

La convocatoria la emite normalmente el administrador o el comité de vigilancia, por escrito, con la anticipación mínima que marquen la ley de tu estado y tu reglamento interno, e indicando lugar, fecha, hora, orden del día y quién convoca. Publícala donde los residentes puedan verla y entrégala por los medios que tu reglamento reconozca. Dos errores hunden asambleas completas: convocar con menos anticipación de la debida y votar asuntos que no estaban en el orden del día. Conserva evidencia de la entrega y levanta acta con la lista de asistencia y el resultado de cada votación; algunas entidades exigen además protocolizar o registrar ciertos acuerdos. Koti distribuye avisos y convocatorias a todos los residentes desde un solo lugar y deja registro de lo enviado.

Una rendición de cuentas completa muestra, para el periodo: saldo inicial y final de cada cuenta bancaria, ingresos cobrados por cuota ordinaria y extraordinaria, gastos por rubro con su comprobante fiscal, saldo del fondo de reserva, la lista de unidades al corriente y en mora, y los contratos vigentes con proveedores. La periodicidad y el plazo los fijan la ley de condominios de tu estado y tu reglamento interno: en varias entidades es anual ante la asamblea, y muchos reglamentos piden además informes mensuales o trimestrales. Adjunta los estados de cuenta bancarios, porque sin ellos el informe no es verificable. Con Koti los ingresos, egresos y la morosidad salen del mismo sistema donde se registraron, así que armar el informe no significa rehacer la contabilidad en Excel.

La regla general en México: se arma el presupuesto anual de operación (vigilancia, limpieza, jardinería, agua, energía, mantenimiento, seguros, honorarios y aportación al fondo de reserva), se aprueba en asamblea y se reparte entre las unidades según el porcentaje de indiviso que cada una tiene asignado en la escritura constitutiva. Ese porcentaje —y no los metros percibidos ni el número de habitantes— es el criterio que utilizan la mayoría de las leyes estatales y de las escrituras. Si tu escritura prevé un reparto distinto para ciertos gastos, por ejemplo el elevador solo para las torres que lo tienen, respétalo. Divide el total anual entre doce para obtener la cuota mensual y revisa el cálculo cada año contra el gasto real.

La división habitual en las leyes de condominio mexicanas: lo que está dentro de tu área privativa y solo te sirve a ti lo pagas tú; lo que es área o instalación común lo paga el condominio con las cuotas. Fachadas, azoteas, cimientos, estructura, escaleras, pasillos, cisternas y bombas suelen ser comunes aunque colinden con una unidad. Las tuberías y ductos generales son comunes hasta el punto en que derivan hacia la unidad. El detalle exacto está en tu escritura constitutiva, que es la que define qué es privativo y qué común en tu desarrollo: consúltala antes de autorizar un gasto y documenta con fotos y presupuestos cuando el origen del daño esté en disputa.

La entrega-recepción se documenta en un acta firmada por el administrador saliente, el entrante y el comité de vigilancia, e incluye: libro y actas de asamblea, escritura constitutiva y reglamento interno, estados de cuenta bancarios y chequeras, saldos y documentación del fondo de reserva, padrón de unidades con saldos y adeudos, expedientes de residentes, contratos vigentes con proveedores y personal, pólizas de seguro, comprobantes fiscales, accesos fiscales y bancarios, llaves, controles y equipo. Fija una fecha de corte y un plazo de aclaraciones. El plazo y la forma los marcan la ley de tu estado y tu reglamento. El riesgo real no es el papel: es la información que solo vivía en la computadora o el WhatsApp del administrador saliente. Cuando el padrón, los saldos y el historial viven en una plataforma del condominio, el relevo se reduce a cambiar quién tiene acceso.

Empieza por el padrón: una fila por unidad con indiviso, propietario, arrendatario, contacto y saldo a una fecha de corte. Concilia ese saldo contra el banco antes de migrar nada, porque si arrancas con saldos equivocados el sistema nuevo hereda el problema. Después carga el histórico mínimo que necesitas —doce meses de cargos y pagos suele bastar—, corre un mes en paralelo con tu hoja de cálculo y compara los totales. Cuando cuadren, congela el Excel y comunica a los residentes dónde consultan ahora su estado de cuenta. En Koti la importación del padrón y de los saldos la hace nuestro equipo contigo, y crear el condominio e invitar a los primeros residentes toma minutos.

Publicar nombres o números de unidad en mora expone datos personales y puede generar responsabilidad: la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) aplica a la administración de un condominio, que necesita aviso de privacidad, debe recabar solo los datos necesarios y debe resguardarlos. Negar el acceso a la unidad, cortar el agua o impedir el uso de elevadores o estacionamiento suele estar prohibido por las leyes estatales de condominio y por el propio reglamento, y puede exponer personalmente al administrador. Lo que sí puedes hacer: notificar por escrito al condómino, aplicar los intereses moratorios aprobados, restringir amenidades opcionales cuando el reglamento lo prevea expresamente y proceder por la vía judicial. Consulta la ley de tu entidad.

Nuestros precios se basan en el número de unidades del condominio. El precio es de $19 MXN + IVA por unidad al mes, igual para todos los tamaños: no hay planes ni descuentos por volumen. Los condominios de menos de 40 unidades pagan una cuota mínima de $760 MXN + IVA al mes, que equivale a 40 unidades. Consulta nuestra calculadora de precios para obtener un presupuesto personalizado.

Aceptamos transferencias bancarias, tarjetas de crédito/débito, y pagos a través de SPEI. Los pagos pueden ser mensuales o anuales: con el plan anual pagas 10 meses y recibes 12 (2 meses gratis).

Nuestro sistema QR permite generar códigos de acceso temporales o permanentes para visitantes, proveedores y residentes. Incluye registro de auditoría completo, notificaciones en tiempo real, y la capacidad de revocar accesos instantáneamente. Los guardias pueden escanear códigos con la app especializada.

El sistema registra la llegada de paquetes, notifica automáticamente al residente, genera códigos de recolección únicos, y mantiene un registro completo desde la recepción hasta la entrega. Los residentes pueden ver el estado de sus paquetes en tiempo real desde la app móvil.

Sí, los residentes pueden reservar espacios comunes como salones de eventos, canchas deportivas, albercas, etc. El sistema maneja horarios, reglas de uso, límites de capacidad y puede incluir cobros automáticos si es necesario.

Utilizamos encriptación SSL/TLS para todas las comunicaciones, almacenamiento encriptado de datos sensibles, autenticación de dos factores opcional, y cumplimos con las normativas de protección de datos personales. Realizamos auditorías de seguridad periódicas y mantenemos backups automáticos diarios.

Los datos se alojan en la infraestructura de Amazon Web Services (AWS), cuyos centros de datos mantienen certificación ISO 27001, con cifrado en tránsito y en reposo y respaldos automáticos. Esa certificación es de AWS y cubre la infraestructura; Koti como empresa no está certificada en ISO 27001. Koti cumple con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) de México; puedes consultar nuestro aviso de privacidad para el detalle de qué datos tratamos y por cuánto tiempo.

La aplicación móvil está disponible para iOS (versión 12+) y Android (versión 8+). El portal web es compatible con Chrome, Firefox, Safari y Edge en sus versiones más recientes. El sistema es completamente responsivo y funciona en tablets y smartphones.

Se requiere conexión a internet para sincronizar datos y acceder a la plataforma. Sin embargo, algunas funciones básicas en la app móvil pueden funcionar offline y se sincronizan cuando se restablece la conexión.

Crear tu condominio e invitar a los primeros residentes toma minutos y lo puedes hacer tú mismo el mismo día. Los 7-14 días son de la implementación asistida completa: importar los datos que ya tienes, capacitar a tu equipo y acompañarte mientras la app llega a todos los residentes. Incluye: 1) Configuración inicial del condominio, 2) Importación de datos existentes, 3) Capacitación para administradores, 4) Distribución de credenciales a residentes, 5) Soporte durante el primer mes de uso.

Ofrecemos soporte por WhatsApp, correo electrónico y teléfono de lunes a viernes de 9:00 a 18:00. Hay un solo plan al mismo precio por unidad, así que todas las comunidades reciben el mismo soporte: no hay niveles ni clientes premium. También contamos con una base de conocimientos y tutoriales en video.

Sí, incluimos capacitación inicial sin costo para administradores y personal de seguridad. Ofrecemos sesiones virtuales en vivo, materiales descargables, una base de conocimientos y tutoriales en video a los que puedes volver cuando cambie el equipo de la administración.

La plataforma permite personalización del logo, colores corporativos, y campos personalizados para adaptarse a las necesidades específicas de cada condominio. Para requerimientos especiales, nuestro equipo puede desarrollar funcionalidades adicionales.