Acta de Asamblea de Condóminos: Formato y Guía

Un acta no vale por estar bien redactada. Vale porque acredita tres cosas, en este orden:

1. Que la asamblea se convocó como manda la ley de tu estado: plazo, contenido de la convocatoria, medio de notificación y constancia de esa notificación.
2. Que se instaló con quórum. No "había mucha gente": la cifra exacta, medida con la unidad que usa tu estado.
3. Que cada acuerdo se votó por separado, con el resultado a favor, en contra y abstenciones.

Si falta cualquiera de las tres, lo demás es decoración. En Jalisco esto es literal: el artículo 1025 del Código Civil del Estado establece que cualquier asunto tratado en la asamblea que no esté comprendido en el orden del día no tendrá fuerza legal alguna, salvo que haya estado representado el cien por ciento de personas e intereses. Si en "asuntos generales" aprobaron una cuota extraordinaria, esa cuota no existe.

Y hay un detalle que casi nadie asienta. En la Ciudad de México, el artículo 31 fracción II de la Ley de Propiedad en Condominio de Inmuebles para el Distrito Federal exige que los condóminos presentes con derecho a voz y voto firmen en la lista de asistencia que se anexa en el libro de actas para ser considerados parte del quórum. Una lista sin firmas no es prueba de quórum: es una lista de nombres.

De las cinco leyes que revisamos, sólo una escribe la lista de lo que un acta debe contener, y conviene leer con cuidado a cuál acta se la exige. El artículo 31 fracción VIII de la ley de la Ciudad de México ordena primero que el secretario asiente el acta en el libro que haya autorizado la Procuraduría Social. Enseguida resuelve el caso del condominio sin libro: si la asamblea fue convocada legalmente y no se cuenta con el libro de actas, el acta puede levantarse en fojas por separado haciendo constar esa circunstancia —y es esa acta la que, en palabras de la ley, "deberá contener: Lugar, fecha, hora de inicio y de cierre, orden del día, firmas de los participantes, lista de asistentes, Acuerdos de Asamblea y desarrollo de la Asamblea General"—, haciéndolo del conocimiento de la Procuraduría en un plazo no mayor a quince días hábiles.

Como mandato, entonces, esa lista alcanza al acta levantada en fojas por separado, no a la que sí entra al libro. Pero es la única lista de contenido escrita en las cinco leyes y es la más exigente de todas, así que úsala como checklist en cualquier estado. Léela despacio, porque tres de esas piezas casi nunca aparecen:

• Hora de cierre, no sólo la de inicio. Es lo que permite reconstruir si hubo tiempo material para desahogar todos los puntos.
• Lista de asistentes además de las firmas de los participantes. Son documentos distintos: la lista se levanta al inicio contra el padrón; las firmas se recogen al cierre.
• Desarrollo de la asamblea, no sólo los acuerdos. Qué se presentó, quién objetó y por qué. Un acta que sólo lista acuerdos borra la deliberación, que es justo lo que se revisa cuando alguien impugna.

En Jalisco la salida al mismo problema —el acta que no se puede asentar en el libro— es otra y más cara: el artículo 1012 fracción VI del Código Civil dispone que cuando no sea posible asentar el acta en el libro, para su validez deberá ser protocolizada por notario con residencia o jurisdicción en el municipio del condominio.

Aquí es donde se cae una asamblea, y casi nunca por descuido: la respuesta cambia de estado a estado, y a veces cambia dentro del mismo estado según el punto que se vota.

• En Quintana Roo el quórum es proindiviso puro: 75% en primera convocatoria, 51% en segunda (artículo 29). Pero el artículo 28 fracción VI aclara que, aunque el voto vale el porcentaje de indiviso, para elegir, reelegir o remover al Administrador o al Comité de Vigilancia cada unidad habitacional vale un solo voto. Misma asamblea, dos aritméticas.
• En la Ciudad de México la ley mide el quórum en condóminos (artículo 32 fracción IV) y el voto en indiviso (artículo 31 fracción III). No es contradicción: son dos cosas distintas, y el acta tiene que registrar las dos.
• En Nuevo León y Jalisco el quórum es porcentaje de propiedad: 51% del proindiviso y 51% de los derechos del condominio.
• En el Estado de México es al revés que en todos: el artículo 28 fracción II otorga un solo voto por condómino, sin importar cuántas unidades posea, salvo en condominios comerciales e industriales.

La conclusión práctica: asienta siempre las dos cifras, cuántos condóminos asistieron y qué porcentaje de indiviso representan. Un acta que sólo dice "asistieron 37 personas" no sirve en Quintana Roo; una que sólo dice "74.6% del indiviso" no acredita el quórum de la Ciudad de México. Si tu padrón ya trae el indiviso unidad por unidad —el mismo número con el que se calcula la cuota de mantenimiento—, las dos salen solas.

Falta un factor que decide muchas votaciones: los morosos. En la Ciudad de México y en Nuevo León (artículo 34 en ambas leyes) el moroso pierde el voto por ministerio de ley, conserva la voz y no se computa para el quórum de instalación. Las dos definen la morosidad distinto —dos cuotas ordinarias en la Ciudad de México, una sola en Nuevo León— y ambas exceptúan las asambleas convocadas para modificar la escritura constitutiva, extinguir el régimen o afectar el dominio: ahí el moroso sí vota.

Quintana Roo es todavía más estricto, y también automático. El artículo 32 suspende el derecho de voto mientras subsista la falta de pago —de cuotas ordinarias o extraordinarias, intereses moratorios, gastos de abogado o cualquier penalidad a favor del condominio, sin excepción por materia— y ordena que el indiviso de esa unidad no se considere para la instalación de la Asamblea; el moroso conserva el derecho de asistir y opinar. Aparte de eso, el artículo 67 fracción IV faculta a la Asamblea a imponer, como sanción y con audiencia previa del infractor (artículo 68), multa e intereses además de la restricción del voto. Son dos vías distintas: la suspensión del artículo 32 no necesita acuerdo de nadie; la sanción del 67 sí. Si el problema de fondo es la cobranza, está en la guía legal sobre vecinos morosos.

El acta empieza en la convocatoria: si ésta está mal, ninguna redacción posterior la salva. Este modelo sigue los requisitos de la Ciudad de México (artículo 32 fracciones I y IV), los más estrictos en contenido. Ajusta el plazo y el quórum con la tabla de arriba antes de usarlo en otro estado.

CONDOMINIO VILLA SERENA
Calle Palma 145, Colonia Del Valle Centro, Alcaldía Benito Juárez, Ciudad de México.

CONVOCATORIA A ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA

Con fundamento en los artículos 31 y 32 de la Ley de Propiedad en Condominio de Inmuebles para el Distrito Federal y en el Reglamento Interno del condominio, Ana Ruiz Medina, en su carácter de Administradora, convoca a los condóminos y poseedores del Condominio Villa Serena a la Asamblea General Ordinaria que se celebrará el sábado 14 de marzo de 2026, en el salón de usos múltiples del propio condominio, conforme al siguiente

ORDEN DEL DÍA
1. Lista de asistencia, verificación de quórum e instalación legal de la asamblea.
2. Designación de presidente, secretario y dos escrutadores.
3. Informe de la Administración del 1 de enero al 31 de diciembre de 2025.
4. Aprobación, en su caso, de los estados de cuenta del ejercicio 2025, con el informe del Comité de Vigilancia.
5. Aprobación, en su caso, del presupuesto de egresos 2026 y de la cuota ordinaria mensual por unidad.
6. Aprobación, en su caso, de una cuota extraordinaria de $4,800.00 M.N. por unidad, en tres exhibiciones, para sustituir el equipo hidroneumático e impermeabilizar azoteas, conforme a las tres cotizaciones anexas.
7. Elección de Administrador y de los tres integrantes del Comité de Vigilancia para el periodo 2026-2027.
8. Asuntos generales, sin acuerdos.
9. Designación de responsables y fechas compromiso.

PRIMERA CONVOCATORIA: 10:00 horas, con la asistencia del 75% de los condóminos. De no reunirse ese quórum, la asamblea se celebrará en SEGUNDA CONVOCATORIA a las 10:30 horas con la mayoría simple del total de condóminos y, en su caso, en TERCERA CONVOCATORIA a las 11:00 horas con los condóminos que asistan, resolviéndose por mayoría de los presentes.

Los documentos de soporte de los puntos 3 a 6 están disponibles desde hoy en la carpeta "Asamblea 2026" del hub de documentos y en la oficina de la administración.

La representación se admite mediante carta poder simple en términos del Reglamento Interno; ninguna persona podrá representar a más de dos condóminos y la Administración no puede representar a condómino alguno.

Las determinaciones de la asamblea obligan a todos los condóminos, incluidos los ausentes y los disidentes.

Ciudad de México, a 7 de marzo de 2026.
Ana Ruiz Medina — Administradora. Firma.

Tres notas. El punto 6 trae monto, alcance y forma de pago: "asuntos financieros" no es un punto del orden del día, es una invitación a que te tumben el acuerdo. El punto 8 dice "sin acuerdos" a propósito, por la regla de Jalisco y porque en Nuevo León el artículo 29 fracción XI sólo permite registrar un tema ahí si lo piden por escrito, con 72 horas de anticipación, condóminos que representen al menos el 10% del proindiviso. Y los siete días son el piso legal, no la meta: manda la convocatoria con dos o tres semanas y guarda la constancia de cada envío. Un aviso a toda la comunidad con reporte de entrega por destinatario es exactamente esa constancia.

Este es el documento. Va con números trabajados a propósito, porque el error más común no es de redacción sino de aritmética: actas donde la votación no cuadra con el quórum declarado. Sustituye los datos, conserva la estructura.

ACTA DE LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DEL CONDOMINIO VILLA SERENA
Asentada en el folio 41 del Libro de Actas autorizado por la Procuraduría Social de la Ciudad de México.

En la Ciudad de México, siendo las 10:30 horas del sábado 14 de marzo de 2026, reunidos en el salón de usos múltiples del Condominio Villa Serena, Calle Palma 145, Colonia Del Valle Centro, Alcaldía Benito Juárez, los condóminos y poseedores que firman la lista de asistencia que se agrega como Anexo 1, previa convocatoria expedida el 7 de marzo de 2026 y notificada en términos del artículo 32 de la Ley de Propiedad en Condominio de Inmuebles para el Distrito Federal, se procedió como sigue.

PRIMERO. Verificación del quórum e instalación. El condominio se integra por 48 unidades de propiedad privativa. Firmaron la lista de asistencia 37 condóminos: 31 por derecho propio y 6 por representante con carta poder simple. De ellos, las unidades A-104, B-207, C-301 y C-410 se ubican en el supuesto del artículo 34 de la Ley por adeudar dos o más cuotas ordinarias, por lo que conservan voz, no votan y no se computan para el quórum de instalación. El quórum computable quedó en 33 condóminos, equivalentes al 68.75% del total de condóminos y al 74.6% del indiviso. Al no alcanzarse el 75% de los condóminos que exige la primera convocatoria de las 10:00 horas, y transcurridos los treinta minutos de ley, se declaró legalmente instalada la asamblea en segunda convocatoria a las 10:30 horas, con la mayoría simple del total de condóminos.

SEGUNDO. Designación de la mesa. Se designó presidente al condómino Jorge Peña Uribe (B-102) y secretaria a la Administradora Ana Ruiz Medina; la asamblea señaló como escrutadores a Lucía Fernández Toledo (A-301) y Raúl Ibarra Sandoval (C-205). Los cuatro aceptaron el cargo.

TERCERO. Informe de la Administración. La secretaria presentó el informe del ejercicio 2025 (Anexo 4). En la ronda de preguntas participaron las unidades A-201, B-110 y C-402; sus observaciones sobre el gasto de jardinería quedaron asentadas en el propio anexo. Punto informativo, no sometido a votación.

CUARTO. Estados de cuenta del ejercicio 2025. Presentados los estados de cuenta y leído el informe del Comité de Vigilancia, se sometieron a votación: a favor 68.2% del indiviso (29 unidades); en contra 4.1% (2 unidades); abstenciones 2.3% (2 unidades). Total computado: 74.6% del indiviso, 33 unidades. ACUERDO CUARTO: se aprueban los estados de cuenta 2025 en los términos presentados. Responsable: la Administración. Fecha compromiso: 21 de marzo de 2026.

QUINTO. Presupuesto 2026 y cuota ordinaria. Discutido el presupuesto de egresos por $2,184,000.00 M.N. anuales, se sometió a votación: a favor 71.9% del indiviso (30 unidades); en contra 2.7% (3 unidades); abstenciones 0%. ACUERDO QUINTO: se aprueba el presupuesto 2026 y se fija la cuota ordinaria mensual en $3,790.00 M.N. por unidad, pagadera por adelantado dentro de los primeros cinco días de cada mes, con vigencia a partir del 1 de abril de 2026. Responsable: la Administración. Fecha compromiso: 1 de abril de 2026.

SEXTO. Cuota extraordinaria. Expuestas las tres cotizaciones del Anexo 6, se sometió a votación: a favor 62.0% del indiviso (26 unidades); en contra 9.8% (5 unidades); abstenciones 2.8% (2 unidades). ACUERDO SEXTO: se aprueba una cuota extraordinaria de $4,800.00 M.N. por unidad, en tres exhibiciones iguales con vencimiento el 30 de abril, el 31 de mayo y el 30 de junio de 2026, destinada exclusivamente a sustituir el equipo hidroneumático e impermeabilizar azoteas, y se adjudica la obra al proveedor de la cotización 2 por $187,300.00 M.N. Responsable: la Administración, con visto bueno del Comité de Vigilancia para cada pago. Fecha compromiso: 31 de julio de 2026.

SÉPTIMO. Elección de Administrador y Comité de Vigilancia. Registradas las candidaturas, la votación arrojó: a favor 70.5% del indiviso (31 unidades); en contra 4.1% (2 unidades). ACUERDO SÉPTIMO: se reelige como Administradora a Ana Ruiz Medina y se designa el Comité de Vigilancia integrado por [nombres], por el periodo del 1 de abril de 2026 al 31 de marzo de 2027. Los electos acreditaron ante la asamblea estar al corriente en sus obligaciones.

OCTAVO. Asuntos generales. Se recibieron tres planteamientos: ruido en el estacionamiento en fin de semana, poda del área verde poniente y horario de la alberca. Ninguno se sometió a votación, por no estar comprendidos en el orden del día; se instruye a la Administración a incorporarlos a la siguiente convocatoria.

NOVENO. Voto particular. El condómino de la unidad C-108 solicitó que se hiciera constar su voto en contra del ACUERDO SEXTO, por considerar insuficiente el plazo de pago. Se asienta a su literalidad.

DÉCIMO. Cierre. No habiendo más asuntos que tratar, se dio por terminada la asamblea siendo las 13:05 horas del mismo día.

ANEXOS. 1) Lista de asistencia firmada, con unidad, nombre, porcentaje de indiviso y calidad de la asistencia. 2) Cartas poder recibidas. 3) Convocatoria y constancias de notificación. 4) Informe y estados de cuenta 2025 con el informe del Comité de Vigilancia. 5) Presupuesto 2026. 6) Cotizaciones del punto sexto.

FIRMAS. Presidente: Jorge Peña Uribe. Secretaria: Ana Ruiz Medina. Escrutadores: Lucía Fernández Toledo y Raúl Ibarra Sandoval. Miembros del Comité de Vigilancia asistentes: [nombres]. Condóminos que solicitaron firmar: [nombres].

Fíjate en que la suma cuadra en cada punto: 68.2 + 4.1 + 2.3 = 74.6, y 29 + 2 + 2 = 33. Ese es el primer control de un abogado que quiere anular tu acta, y el más fácil de aprobar.

Un acuerdo bien asentado tiene cinco componentes y ninguno es opcional: qué se presentó, cómo se votó, qué se acordó literalmente, quién lo ejecuta y para cuándo. Un acuerdo sin responsable y sin fecha es el que nadie cumple y el que reaparece idéntico el año siguiente.

Sobre el "cómo se votó", tres reglas que evitan la mayoría de las impugnaciones:

• Nunca escribas "aprobado por unanimidad de los presentes" sin la cifra. Si un condómino demuestra después que estuvo ahí y votó en contra, esa palabra convierte un acuerdo discutible en un acta falsa.
• Registra las abstenciones aparte. No son votos a favor ni en contra, y en varios estados el umbral se mide sobre el total del indiviso, no sobre los votos emitidos.
• Cuidado con el condómino grande. En Quintana Roo, si un solo condómino representa el 20% o más del proindiviso se requiere además el voto a favor de la mayoría del porcentaje restante (artículo 28 fracción VIII); en Nuevo León ese umbral es el 30% (artículo 29 fracción VII); en la Ciudad de México aplica arriba del 50% (artículo 31 fracción VII). Un acuerdo que ignora esa segunda mayoría es válido en el papel y anulable en el juzgado.

Llegar a la votación sin idea de cómo piensa la comunidad es lo que alarga las asambleas a cinco horas. Sondear antes con una encuesta ponderada por indiviso no sustituye el voto de la asamblea —eso lo dice la ley, no el software— pero te dice qué punto va a ser peleado y cuál pasa en tres minutos.

Quién firma, dónde se asienta y cuándo hay que ir al notario es la parte más estatal de todas, y la que más caro sale equivocar: un acta que debía protocolizarse y no se protocolizó no se puede inscribir, y un acuerdo que no se inscribe no le es oponible a un tercero.

Tres reglas que sorprenden. En Nuevo León, toda acta de asamblea extraordinaria —la que aprueba una cuota extraordinaria, modifica el reglamento o afecta áreas comunes— debe protocolizarse ante notario e inscribirse, sin excepción y sin depender de que la asamblea lo acuerde. En Quintana Roo la protocolización obliga a anexar la memoria de la grabación de la reunión: si tu asamblea fue por videoconferencia y nadie grabó, el acta no se puede protocolizar completa. Y en Jalisco el artículo 1025 bis del Código Civil —vigente desde la reforma publicada el 27 de abril de 2021— permite sesionar a distancia, pero condiciona la validez de la sesión a cuatro requisitos: la identificación visual plena de los integrantes, la interacción e intercomunicación en tiempo real que permita deliberar, que las votaciones sean nominales asentando su registro y dejar registro audiovisual de la sesión y sus acuerdos. La grabación no es cortesía: es requisito de validez.

Ninguno de estos es exótico. Todos aparecen en actas reales, y casi todos se arreglan antes de la asamblea, no después.

1. La convocatoria no cumple el plazo o el contenido. Es el argumento más usado porque es el más fácil de probar. En Jalisco, quien no asistió alegando que no fue convocado legalmente puede demandar la inoponibilidad de los acuerdos dentro de los 30 días naturales siguientes a la asamblea (artículo 1023).
2. No hay constancia de la notificación. La convocatoria perfecta que nadie puede acreditar equivale a no haber convocado.
3. Se resolvió algo que no estaba en el orden del día. Regla expresa en Jalisco y buena práctica en todos lados.
4. El quórum se midió con la base equivocada —cabezas donde tocaba indiviso, o al revés— o se computó a morosos que debían quedar fuera.
5. Se le negó el voto a un condómino que todavía no era moroso en ese estado. El disparador cambia: dos cuotas ordinarias en la Ciudad de México, una sola en Nuevo León, y en Quintana Roo cualquier adeudo, incluidos intereses moratorios y gastos de abogado.
6. Faltan firmas, o falta el orden de firmas. En Quintana Roo el artículo 28 fracción XII fija incluso la secuencia. Ojo también con la representación: en la Ciudad de México nadie representa a más de dos condóminos y el administrador a ninguno (artículo 31 fracción IV); en Nuevo León el tope es cuatro (artículo 29 fracción V); en Quintana Roo nadie representa a más del 20% de los condóminos, y ni el administrador ni el comité de vigilancia pueden representar a nadie (artículo 28 fracción VII).
7. El acta se firmó pero nunca se asentó ni se protocolizó. El más silencioso: nadie lo nota hasta que hay que inscribir el acuerdo o entregar la administración.

Si vas a revisar sólo una cosa antes de la próxima asamblea, revisa la lista de asistencia: impresa con el padrón ya cargado, con unidad, nombre, porcentaje de indiviso, estado de cuenta y columna de firma. Ese documento sostiene o tumba todo lo demás, y sale directo de un padrón de unidades y residentes al día.

La asamblea termina y empiezan a correr plazos que casi nadie tiene en la agenda:

• Ciudad de México: el Administrador debe informar por escrito a cada condómino las resoluciones dentro de los 7 días hábiles siguientes (artículo 31 fracción IX). Si el acta se levantó en fojas por separado, hay 15 días hábiles para hacerlo del conocimiento de la Procuraduría Social (fracción VIII).
• Jalisco: los 30 días naturales para demandar la inoponibilidad. Y una figura que casi nadie usa: en asamblea extraordinaria, el 75% de los derechos que exige el artículo 1023 puede completarse dentro de esos 30 días con condóminos ausentes que en forma auténtica se manifiesten sabedores de los acuerdos y los aprueben. Si te quedaste corto por tres unidades, la ley te da un mes para cerrar.
• Quintana Roo y Estado de México: el secretario mantiene el libro a la vista de los condóminos y les informa por escrito las resoluciones (art. 28 fr. XIII y art. 33 fr. V).

La obligación es siempre la misma: entregar el acta, no archivarla. Publicarla firmada, con sus anexos, en el hub de documentos con acceso para propietarios cubre el requisito y deja rastro de la fecha. El acta que sólo existe en la carpeta del administrador saliente es la que desaparece en el siguiente cambio de administración.

Koti no redacta actas ni da asesoría legal. Lo que hace es tener listo el material con el que se redacta y el lugar donde el acta vive después:

• Padrón de unidades con indiviso capturado, que es lo que convierte la lista de asistencia en prueba de quórum y no en una lista de nombres.
• Encuestas con tres modos de votación —por residente, por unidad o ponderadas por indiviso— exportables en CSV con el detalle por unidad. Es el anexo que le falta a la mayoría de las actas.
• Avisos y convocatorias con reporte de entrega por destinatario: en cola, enviado, entregado, abierto, rebotado o fallido, descargable en PDF. Esa es la constancia de notificación que la ley te va a pedir.
• Hub de documentos con tres niveles de acceso —administración, propietarios o todos— y control de versiones, para que la carpeta de Actas de Asamblea esté disponible a los condóminos en todo momento y siempre abra la versión vigente.
• Calendario comunitario para que la fecha de la asamblea llegue con recordatorio a la app de cada vecino, no sólo al grupo de WhatsApp.

Ninguna de esas piezas es el acta. Todas son las que hacen que redactarla tarde una tarde en lugar de una semana, y que siga ahí cuando cambie la administración.