Comunicación · Documentos
¿Cansado de que los residentes pregunten “¿Dónde encuentro las reglas?” o “¿Puedes enviarme ese formulario?” El Hub de Documentos de Koti pone cada documento importante en una ubicación segura y buscable que los residentes pueden acceder 24/7.
Sin tarjeta de crédito
El problema
Hoy
Con Koti
Hoy
Cada semana alguien pregunta por WhatsApp dónde está el reglamento y tú reenvías el mismo PDF por quinta vez.
Con Koti
Cada documento comunitario está organizado y es buscable en un solo lugar, disponible las 24 horas.
Hoy
Circulan tres versiones del reglamento y nadie sabe cuál es la vigente.
Con Koti
Sube nuevas versiones y el sistema automáticamente archiva las antiguas: el vecino siempre abre la vigente.
Hoy
El acta con los saldos de cada unidad termina en el grupo de vecinos porque no había otra forma de compartirla.
Con Koti
Controla quién puede ver qué documentos con permisos basados en roles y compartir seguro.
Administrador
Un mini Drive dentro de Koti: carpetas por tema, búsqueda, y un nivel de acceso por archivo.
Organizar
Residente
La misma carpeta, en su teléfono, con lo que le corresponde ver y nada más.
Consultar
A detalle
Solo administración, solo propietarios, o todos — propietarios e inquilinos. El nivel es jerárquico: lo que ven los propietarios lo ve la administración, y lo que ven todos lo ven los propietarios. Comparte documentos sensibles con la mesa directiva mientras mantienes la información general pública.
Además de los tres niveles de comunidad existe un nivel para miembros de la mesa directiva, y puedes sumar acceso a roles de personal concretos —vigilancia, por ejemplo— sin abrir el documento a toda la comunidad.
Los residentes pueden encontrar rápidamente cualquier documento con búsqueda inteligente y categorización intuitiva. La categorización inteligente hace todo fácil de localizar, sin llamarte ni enviarte correos.
Sube nuevas versiones y el sistema automáticamente archiva las antiguas. Los residentes siempre acceden a formularios y reglas actuales, eliminando confusión e información desactualizada.
Reglamentos, actas de asamblea, estados financieros, contratos, mantenimiento y seguridad, cada uno en su carpeta, con subcarpetas por ejercicio. Es la estructura que ya usas en papel, sin el archivero.
Marca los archivos que se consultan todo el tiempo para tenerlos a un clic, revisa lo que subiste o abriste últimamente, y consulta de un vistazo qué está compartido con los residentes.
Sube hasta diez archivos a la vez, de hasta 50 MB cada uno, en PDF, Word, Excel, JPG, PNG, GIF o WebP. El acta escaneada, el presupuesto en hoja de cálculo y la póliza en PDF viven en el mismo lugar.
El panel de documentos incluye una vista de analíticas y un indicador de almacenamiento usado, para saber qué se consulta y cuánto espacio ocupa el archivo de la comunidad.
Hecho para México
Actas, reglamento y estados financieros no son papeles de archivo: son lo que se pide cuando hay una asamblea, un cambio de administración o un conflicto entre vecinos.
Cada acta queda en su carpeta con la fecha, disponible para los propietarios sin que tengas que reenviarla. Cuando alguien pregunta qué se acordó hace dos asambleas, la respuesta ya está publicada.
El reglamento del condominio es el documento que más se cita y menos se lee. Con una sola versión vigente y las anteriores archivadas, deja de haber discusión sobre qué regla aplica.
La distinción entre propietario e inquilino es un nivel de permiso, no una nota mental: los estados financieros pueden quedar visibles sólo para propietarios mientras el reglamento lo ve todo el mundo.
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