Operación · Personal

Administración de Personal para Condominios

Name: Koti Smart Communities
Price: 19 MXN

Moderniza la gestión de tu equipo de mantenimiento, seguridad y servicios: un expediente por persona, tareas con responsable y fecha compromiso, y permisos por área para que cada quien entre sólo a lo que le toca.

Prueba gratis 14 días Ver precios

Sin tarjeta de crédito

tipos de personal, de vigilancia a jardinería: 10tipos de personal, de vigilancia a jardinería
áreas de permiso: finanzas, operación, seguridad, comunicación y residentes: 5áreas de permiso: finanzas, operación, seguridad, comunicación y residentes
la caseta entra con una credencial de dispositivo: Sin correola caseta entra con una credencial de dispositivo

Panel de personal de Koti con el equipo de vigilancia, limpieza y mantenimiento del condominio.

El problema

Lo que cambia el primer día

Hoy

Con Koti

Hoy

Para que el contador vea los pagos, se le presta la contraseña del administrador.

Con Koti

Los administradores con acceso limitado sólo entran a las áreas que les asignas, y quien no tiene áreas no entra a nada.

Hoy

Las tareas del personal se reparten por WhatsApp y a fin de mes nadie sabe cuáles quedaron pendientes.

Con Koti

Cada tarea tiene responsable, prioridad, fecha compromiso y evidencia fotográfica del avance.

Hoy

Pasó algo a las tres de la mañana y no hay forma de saber quién estaba de turno.

Con Koti

Cada quien se identifica al entrar de turno y deja notas de relevo al siguiente.

Administrador

La administración define quién es quién y qué ve

Administra todos los miembros del personal, roles y responsabilidades desde una plataforma centralizada.

Padrón de personal de Koti con fotos, tipo de puesto y quién tiene acceso a la app.

Tablero de tickets de Koti con las tareas asignadas al personal del condominio.

01Equipo

El equipo, con expediente

Diez tipos de puesto: vigilancia, recepción, conserjería, limpieza, mantenimiento, jardinería, alberca, administración, contratistas y otros
Expediente con foto y documento de identificación, se use o no la app
Das de baja archivando, así que el registro de quién pasó por la comunidad no se borra

02Asignar

Delegar y darle seguimiento

Cada tarea se asigna a una persona, con prioridad y fecha compromiso
El estatus avanza por pasos válidos: pendiente, en proceso, esperando información, por aprobar y resuelto
Cerrar exige una nota de resolución, así que "ya se arregló" siempre tiene un texto detrás

Equipo

El equipo, con expediente

Diez tipos de puesto: vigilancia, recepción, conserjería, limpieza, mantenimiento, jardinería, alberca, administración, contratistas y otros
Expediente con foto y documento de identificación, se use o no la app
Das de baja archivando, así que el registro de quién pasó por la comunidad no se borra

Asignar

Delegar y darle seguimiento

Cada tarea se asigna a una persona, con prioridad y fecha compromiso
El estatus avanza por pasos válidos: pendiente, en proceso, esperando información, por aprobar y resuelto
Cerrar exige una nota de resolución, así que "ya se arregló" siempre tiene un texto detrás

Vigilancia

El personal trabaja desde su teléfono

La misma app que usa la caseta le da al equipo de mantenimiento y limpieza su lista del día, y lleva el control del turno.

Lista de tareas del personal en la app de Koti, con prioridad y fecha compromiso.

Pantalla de inicio de la app de personal de Koti con el turno en curso y el resumen del día.

01Su lista

Lo de hoy, con prioridad y foto

Tareas activas y completadas, con prioridad y aviso de vencidas, de hoy y de mañana
Comentarios con foto para documentar el avance sin escribir un reporte aparte
Al resolver, la nota de resolución queda pegada a la tarea para siempre

02Turno

Quién está y qué le deja al que sigue

El dispositivo de caseta es compartido: cada quien se identifica al entrar de turno
Cronómetro del turno en curso, a la vista, sin hoja de asistencia
El relevo se hace con notas para el siguiente turno, y esas notas quedan registradas

Su lista

Lo de hoy, con prioridad y foto

Tareas activas y completadas, con prioridad y aviso de vencidas, de hoy y de mañana
Comentarios con foto para documentar el avance sin escribir un reporte aparte
Al resolver, la nota de resolución queda pegada a la tarea para siempre

Turno

Quién está y qué le deja al que sigue

El dispositivo de caseta es compartido: cada quien se identifica al entrar de turno
Cronómetro del turno en curso, a la vista, sin hoja de asistencia
El relevo se hace con notas para el siguiente turno, y esas notas quedan registradas

A detalle

Personal y roles, a detalle

Permisos por área, no todo o nada

Un administrador general ve todo, incluida la configuración. Un administrador con acceso limitado sólo entra a las áreas que le asignas: finanzas, operación, seguridad, comunicación y residentes. El contador ve los pagos sin tocar la caseta; el comité ve las finanzas sin entrar al padrón. Quien no tiene ninguna área asignada no entra a nada.

Rol del administrador

Atajos:

Áreas de acceso

admin.koti.mx/finanzas

RPResidencial Bahía AzulPor áreas

No tienes acceso a esta sección

Un administrador general puede ampliar tus áreas de acceso.

1 de 13 secciones visiblesPor áreas

Marca un área y observa la aplicación: el menú lateral se reacomoda y la persona aterriza en la pantalla que le corresponde. Es la misma lógica que corre en producción.

Diez tipos de personal

Vigilancia, recepción, conserjería, limpieza, mantenimiento, jardinería, alberca, administración, contratistas y otros. El filtro muestra cuántas personas hay de cada tipo, así que sabes de un vistazo si la cobertura de limpieza es una persona o cinco.

Expediente con identificación

Foto de perfil y documento de identificación por persona, se use o no la app. Cuando entra un proveedor nuevo o cambia la empresa de vigilancia, tienes a quién le abriste la puerta y desde cuándo.

Acceso a la app sólo a quien lo necesita

El jardinero que viene los martes no necesita una cuenta; el jefe de mantenimiento sí. Cada expediente se vincula, o no, a una cuenta de la app, y el panel te dice cuántas personas del equipo tienen acceso.

Credenciales de caseta

Las tabletas y teléfonos de caseta entran con una credencial propia que se crea con sólo ponerle nombre. La contraseña se muestra una sola vez, y se da de baja el día que cambia la empresa de vigilancia sin tocar nada más.

Tareas con responsable y evidencia

Asignación de tareas a mantenimiento, vigilancia o limpieza, con prioridad crítica, alta, media o baja y fecha compromiso. El personal documenta el avance con comentarios y fotos desde su teléfono, y el cierre exige nota de resolución.

Turno y relevo

En un dispositivo que usan tres turnos, cada persona se identifica al entrar y el cronómetro corre a la vista. El relevo se entrega con notas para quien sigue, y queda registrado quién estaba cuando pasó lo que pasó.

Proveedores y cumplimientoPróximamente

La vigilancia y la limpieza casi siempre son de una empresa, no de nómina. El módulo de proveedores guarda RFC, régimen, datos bancarios y retenciones, junto a la constancia de situación fiscal, la opinión 32-D del SAT, IMSS, INFONAVIT, el registro REPSE, la póliza de seguro y el contrato — con semáforo de vencimientos y aviso antes de que caduquen.

Hecho para México

Pensado para cómo se opera un condominio en México

En la mayoría de las comunidades mexicanas, el equipo no es una nómina: es una mezcla de empresa de vigilancia, personal de limpieza, un administrador externo y una mesa directiva de vecinos.

Vigilancia y limpieza subcontratadas

La caseta suele ser de una empresa. La app corre en el teléfono del guardia, sin comprar hardware, y una credencial se da de baja el mismo día que cambia el proveedor.

Un dispositivo, tres turnos

La tableta de la caseta la usan turnos distintos a lo largo del día. Cada persona se identifica al entrar, deja notas de relevo y el registro sabe quién estaba.

Administrador externo y mesa directiva

Cuando conviven un administrador externo y una mesa directiva de vecinos, los permisos por área permiten darle al comité la vista de finanzas sin abrirle toda la operación.

Tu turno: configúralo en 5 minutos

Prueba Koti en tu condominio hoy, sin complicaciones.

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Seguridad y cumplimiento

Cifrado SSL/TLS

Todas las comunicaciones cifradas y los datos sensibles protegidos en tránsito y en reposo.

Cumplimiento LFPDPPP

Protección de datos personales conforme a la ley mexicana (LFPDPPP).

Respaldos diarios en AWS

Infraestructura en AWS con respaldos automáticos diarios.

Preguntas frecuentes

Hay dos tipos de administrador: general, que ve todo incluida la configuración y la gestión de administradores, y de acceso limitado, que sólo entra a las áreas que le asignas — finanzas, operación, seguridad, comunicación y residentes. Un administrador limitado sin áreas asignadas no entra a nada, y la configuración de la comunidad le aparece en sólo lectura.

No. Para las tabletas y teléfonos compartidos de caseta se crean credenciales de dispositivo: le pones una etiqueta y el sistema genera la cuenta. La contraseña se muestra una sola vez, así que se anota o se configura en el momento. El personal que sí necesita su propia cuenta —por ejemplo el jefe de mantenimiento— se vincula desde su expediente.

Los reportes y tickets del condominio se asignan a una persona del equipo, con prioridad crítica, alta, media o baja y fecha compromiso. Esa persona ve su lista del día en la app, documenta el avance con comentarios y fotos, y al cerrar tiene que escribir una nota de resolución. El estatus se mueve entre pendiente, en proceso, esperando información, por aprobar y resuelto.

Sí, y es lo normal. Cada persona tiene un expediente con nombre, tipo de puesto, foto y documento de identificación, use o no la app. Vincularle una cuenta es opcional y se hace después, cuando hace falta.

Sí. En el dispositivo compartido de caseta cada persona se identifica al entrar de turno, el cronómetro corre a la vista y al terminar entrega el relevo con notas para quien sigue. Esa entrega queda registrada, así que el turno tiene nombre y no sólo un horario.

Archivas su expediente, borras la credencial del dispositivo si usaba una compartida, o le quitas el rol de administrador. El historial de lo que hizo se conserva. Como protección, el sistema no permite eliminar al último administrador general de la comunidad.

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