Pagos no identificados en un condominio: cómo asignarlos a su unidad sin borrar nada

En Koti ese depósito se captura desde el primer día como "Pago no identificado": un ingreso sin unidad asignada, que entra a la cuenta y a los totales del mes, pero que a propósito no toca el saldo de nadie. El dinero queda registrado y visible; la asignación queda pendiente, y el sistema te lo dice de frente.

Fíjate en un detalle del video que vale oro tres días después: la referencia del banco va en el campo de descripción. Es lo único que te va a permitir encontrar ese movimiento cuando por fin sepas quién lo hizo.

Hasta aquí, bien. El problema era el paso siguiente. Cuando por fin averiguabas quién pagó — el residente manda el comprobante tres días después, o lo deduces por el monto — no había forma de decírselo al sistema. La única ruta era anular el movimiento y capturarlo otra vez, ahora sí con su unidad. Un cliente nos lo preguntó tal cual: "Si metí un ingreso como no identificado pero ya lo identifiqué, ¿tengo que borrarlo y volverlo a meter?"

Ya no.

En Finanzas → Vista Mensual, abre el movimiento (el ícono de ojo en la columna de Acciones). En el detalle del pago, una línea ámbar te avisa: "Sin unidad — requiere conciliación". Junto a ella, el botón nuevo: "Identificar pago" (también disponible en el menú ⋯).

Al abrirlo, eliges la unidad que hizo el pago. En cuanto la seleccionas aparecen sus cargos pendientes, y el dinero se aplica sobre ellos con la misma pantalla de asignación que usa el flujo normal de pagos: puedes dejar que la Asignación Automática reparta el monto, o ajustar a mano el "Monto a asignar" de cada cargo.

Si sobra dinero, no se pierde ni queda en el limbo: el diálogo lo dice explícitamente — "Saldo a favor de la unidad · Se aplicará automáticamente a cargos futuros." El residente que pagó de más queda con su sobrante acreditado, listo para la siguiente cuota de mantenimiento.

Al confirmar, la asignación de unidad y la aplicación a cargos se escriben en una sola operación atómica: el pago no puede quedar a medias — asignado a una unidad pero sin afectar su saldo. Los cargos se liquidan, el saldo de la unidad se actualiza —y con él sus estados de cuenta por unidad— y la bitácora registra el cambio, exactamente como si el pago se hubiera capturado bien desde el primer día.

Y el movimiento deja de llamarse "Pago no identificado": toma la categoría que le corresponde.

La Vista Mensual ahora distingue dos situaciones que antes se veían idénticas:

• "Pago no identificado" — no sabemos de qué unidad viene. Requiere tu acción: hay que identificarlo.
• "Pago sin aplicar" — ya sabemos de quién es; solo está esperando un cargo al cual aplicarse. No requiere nada.

Parece menor, pero es la diferencia entre revisar el mes en dos minutos y revisar movimiento por movimiento: ahora los renglones que de verdad necesitan tu atención se distinguen a simple vista.

Un par de límites razonables: "Identificar pago" aplica solo a ingresos completados que aún no tienen unidad, requiere permisos de finanzas, y excluye los movimientos que legítimamente no pertenecen a ninguna unidad — traspasos entre cuentas, reembolsos de proveedores y movimientos ligados a cuotas extraordinarias.

Todo checklist de cierre mensual serio incluye el mismo punto: revisa los ingresos sin unidad asignada, porque cada depósito no aplicado es un pago que no se le está acreditando a nadie. Es exactamente el punto donde se acumulan las diferencias que luego nadie sabe explicar — y por eso vale la pena leer también nuestra guía de cobro de cuotas de mantenimiento. Esa revisión ahora tiene salida directa: encuentras el pago no identificado, das clic en "Identificar pago", eliges la unidad, y el pendiente desaparece — sin anular nada, sin capturar dos veces, sin romper el rastro de auditoría.

El depósito misterioso va a seguir llegando; eso no lo controla ningún software. Lo que sí se controla es cuánto trabajo cuesta resolverlo cuando por fin sabes de quién era: antes eran dos capturas y una anulación; ahora es un clic y una unidad.