Permisos por área: dale acceso a tu equipo sin entregarle todo el condominio

Piensa en cómo administras las llaves físicas de tu fraccionamiento. El jardinero no trae la llave del cuarto de máquinas. La persona de limpieza no trae la de la oficina de administración. Nadie discute esto: es sentido común operativo.

El software, en cambio, casi siempre se entregó con una sola llave maestra. Eras administrador o no eras nada. Y eso produce tres problemas que cuestan dinero y tranquilidad:

• Riesgo innecesario. Entre más gente ve los datos bancarios, los estados de cuenta y los datos personales de los residentes, más grande es la superficie expuesta. No porque tu equipo sea deshonesto, sino porque una cuenta comprometida abre todo de golpe.
• Errores por ruido. Un menú con veinte secciones que a ti no te tocan es un menú donde tarde o temprano vas a picar donde no debías. El error más caro no es el malicioso: es el distraído.
• Fricción para delegar. Muchas administradoras terminan sin delegar nada y haciendo todo ellas mismas, simplemente porque abrir un acceso completo se sentía demasiado. El sistema no debería castigarte por querer repartir el trabajo.

La respuesta no es un tablero de cien casillas que nadie configura. Es un puñado de áreas que corresponden a cómo realmente se organiza el trabajo en una comunidad.

Koti agrupa toda la plataforma en cinco áreas de acceso. Un administrador limitado lleva una o varias; el administrador general las lleva todas, más la configuración de la comunidad.

La agrupación no es arbitraria: sigue los puestos que ya existen en una administración. Si en tu comunidad alguien "lleva la caseta", esa persona necesita Seguridad. Si alguien "lleva las cuotas", necesita Finanzas. No hay que traducir nada.

Marcar un área no solo abre una sección: reconstruye la navegación de esa persona. Las secciones fuera de su alcance desaparecen del menú lateral y del buscador rápido, y si llega por un enlace directo encuentra un aviso claro de que no tiene acceso a esa sección, con la indicación de pedirle a un administrador general que amplíe sus áreas.

Prueba el control de abajo: marca y desmarca áreas, o usa los atajos, y observa cómo se reacomoda el menú.

Estos son los repartos que vemos una y otra vez. Sirven como punto de partida; siempre puedes ajustarlos.

1. Contador o despacho externo → Finanzas. Concilia pagos, revisa morosidad y descarga reportes financieros. No ve la bitácora de accesos ni puede tocar la configuración de cuotas.
2. Jefe de mantenimiento → Operación. Atiende tickets, administra amenidades y reservas, lleva paquetería e inventario. Nunca ve una cifra de cobranza.
3. Jefe de caseta o empresa de seguridad → Seguridad. Bitácora de accesos, códigos QR de visita, rondines y dispositivos. Todo lo demás queda fuera de su vista.
4. Comité de comunicación o mesa directiva chica → Comunicación. Publica anuncios, levanta encuestas, sube documentos y mantiene el calendario, sin acceso a finanzas ni a seguridad.

¿Y el presidente de la mesa directiva o la administradora titular? Administrador general, sin recortes. La idea no es limitar a quien dirige: es dejar de obligar a todos los demás a tener ese mismo nivel.

Una combinación distinta también es válida. Alguien de atención a residentes puede llevar Residentes y Comunicación; un administrador junior puede llevar Operación y Residentes mientras aprende. Un administrador limitado siempre debe tener al menos un área — un acceso sin áreas no serviría de nada, así que la aplicación no te deja guardarlo.

Delegar áreas es delegar trabajo, no ceder el control de la comunidad. Hay un conjunto de acciones que ningún administrador limitado alcanza, sin importar cuántas áreas tenga.

No hay que configurar nada de antemano. La función ya está en tu cuenta y no cambia nada hasta que nombras a tu primer administrador limitado.

1. Entra a Configuración → Administradores.
2. Agrega a la persona, o edita a alguien que ya esté en la lista.
3. Elige Acceso limitado y marca sus áreas. Los atajos de Finanzas, Operación, Comunicación y Seguridad dejan listas las casillas de un clic.
4. Guarda. El cambio aplica de inmediato: la próxima vez que esa persona abra Koti verá su menú recortado.

Si todavía no tiene cuenta, defínele el rol y las áreas al invitarla. La invitación viaja con su alcance, así que entra el primer día con exactamente el acceso que le corresponde, sin pasos extra. Y mientras la invitación siga pendiente puedes editar ese alcance las veces que quieras.

Un detalle que agradecerás: si te reduces el acceso a ti mismo, Koti te lo advierte antes de guardar y te recuerda que otro administrador general puede devolvértelo. Y nunca podrás dejar a la comunidad sin ningún administrador general — la aplicación te pedirá nombrar a otro primero.

Vale la pena decirlo con claridad: los permisos se aplican en el servidor, no solo en la pantalla. Ocultar una sección del menú es la parte cómoda; que la petición se rechace del otro lado es la parte que realmente protege.