Plantillas de Excel para Administrar tu Condominio (Gratis)

Las seis plantillas viven en un solo archivo, con una pestaña por tabla. Suena obvio, y es justo el error que sale más caro: un archivo por mes, otro por rubro, y a los seis meses nadie puede contestar cuánto debe la B-204 desde enero.

1. Crea una hoja nueva y nombra las pestañas: Cuotas, Estados de cuenta, Presupuesto, Morosidad, Mantenimiento y Asamblea.
2. Escribe el identificador de unidad exactamente igual en todas las pestañas. Si en una dice A-101 y en otra A101, ninguna búsqueda va a cruzarlas.
3. Congela la fila de encabezados y activa el filtro sobre ella. Todo lo que sigue asume que los datos empiezan en la fila 2.
4. Da formato de moneda a las columnas de dinero y de fecha a las de fecha. Si tecleas el signo de pesos a mano dentro de una celda de texto, SUMA te va a devolver cero y vas a tardar media hora en entender por qué.
5. Nunca combines celdas. Una celda combinada rompe el filtro, rompe el ordenamiento y rompe cualquier fórmula que recorra la columna completa.

Las fórmulas están escritas para Excel y Google Sheets en español, con coma como separador de argumentos. Si tu equipo está configurado con punto y coma, cambia cada coma por punto y coma y funcionan igual.

Es la pestaña que vas a abrir todos los días del 1 al 10. Un renglón por unidad y por mes: si la vacías cada mes pierdes el histórico, así que lleva una columna Periodo y sigue escribiendo hacia abajo.

Tres fórmulas y la pestaña se mantiene sola. En el renglón 2:

• Recargo (columna I): =SI(Y(E2="", HOY()>D2), C2*0.05, 0) — aplica 5% cuando ya pasó la fecha límite y no hay fecha de pago. Cambia el 0.05 por el porcentaje que tenga aprobado tu asamblea; si tu reglamento no lo fija, no inventes uno.
• Saldo (columna J): =C2+I2-F2
• Estatus (columna K): =SI(J2<=0, "Pagado", SI(HOY()>D2, "Vencido", "Pendiente"))

Y debajo de la tabla, los dos números que te van a pedir en la junta: =SUMA(F:F) para lo cobrado del mes, y =SUMAR.SI(K:K, "Vencido", J:J) para lo que falta.

La columna de Referencia parece burocracia y es lo único que te va a permitir encontrar un depósito tres semanas después. Nunca la dejes vacía.

Esta es la que te salva la discusión. Cuando un condómino dice "yo ya pagué", no le mandas una captura del grupo de WhatsApp: le mandas su renglón. Un movimiento por línea, ordenado por fecha, y el saldo acumulado calculado, nunca tecleado.

El saldo de la primera línea se escribe a mano una sola vez: es el saldo con el que arrancas. De ahí para abajo, en G3: =G2+E3-F3, y arrastras hasta el final. Si el acumulado te da un número que no cuadra, el error está en un renglón, no en la fórmula — por eso se calcula y no se teclea.

Para armar el estado de una sola unidad, filtra por la columna Unidad e imprime a PDF. Con doce unidades es un minuto. Con ciento veinte es tu domingo, y es exactamente el trabajo que se hace solo cuando los movimientos ya viven en un sistema: así funciona el estado de cuenta por unidad de Koti, que además se descarga en bloque, un PDF por unidad dentro de un solo archivo.

El presupuesto es el documento que aprueba la asamblea y contra el que te van a medir todo el año. La plantilla sirve para una sola cosa: que en cualquier mes puedas decir en treinta segundos qué rubro va arriba de lo aprobado.

• Presupuesto mensual (D2): =C2/12
• Variación (F2): =D2-E2 — sale en negativo cuando te pasaste. Ponle formato condicional en rojo y el tema se discute solo en la junta.
• % ejercido (G2): =E2/C2 con formato de porcentaje. Ojo con lo que compara: es un mes contra el año entero, así que con un gasto parejo cada rubro ronda un doceavo, 8.3%, y el que mes con mes se sale de ahí es el que va a reventar el presupuesto anual. Si lo que quieres es el acumulado, agrega una columna con el gasto del año a la fecha y divide esa columna entre C2.

La otra mitad del presupuesto es el ingreso, y ahí está la cuenta que más se equivoca. En la mayoría de los condominios mexicanos la cuota de mantenimiento no se reparte en partes iguales entre las casas: se reparte conforme al porcentaje de indiviso de cada unidad, tal como venga en la escritura constitutiva y en el reglamento. El total del presupuesto anual va debajo de la última fila de rubros de esta pestaña —con cuatro rubros, en C6: =SUMA(C2:C5)— y el padrón de indivisos ya lo tienes en la columna B de la pestaña de Asamblea. La cuota mensual de una unidad es entonces =B2*Presupuesto!$C$6/12, escrita en la pestaña de Asamblea junto al indiviso; ese resultado es el que copias a la columna Cuota del mes de la pestaña de Cuotas.

Si todas las unidades de tu condominio tienen el mismo indiviso, el resultado es idéntico a dividir entre el número de casas. Si no lo tienen, la diferencia es la que termina en un reclamo. Lo desarrollamos en cómo se calcula la cuota de mantenimiento por indiviso.

Un saldo vencido no es igual que otro: treinta días es un olvido, noventa días es un problema. La plantilla de morosidad existe para separarlos, porque exigen gestiones distintas.

• Saldo total (C2): =SUMA(D2:G2)
• Días de atraso, si prefieres el número crudo en lugar de los tramos: =HOY()-H2
• Cuántas unidades están vencidas: =CONTAR.SI(C2:C49, ">0")
• Cuánto dinero está en el tramo más viejo: =SUMA(G2:G49) — es el número que de verdad importa, porque es el que casi no se recupera.

Las dos columnas de la derecha son las que casi nadie pone y las únicas que sirven en una asamblea: cuándo fue la última gestión y qué sigue. Sin ellas, la hoja te dice quién debe pero no qué has hecho al respecto, que es justo la pregunta que te van a hacer.

Antes de escribir nada en "siguiente paso", léete qué puedes y qué no puedes hacer con un vecino moroso: cortarle el agua o pegar la lista de deudores en la caseta te pone a ti del lado equivocado.

La versión de esta pestaña que se actualiza sola es el control de morosidad: la misma idea de antigüedad con los tramos que trae el sistema —sin adeudos, por vencer, 1 a 30 días vencidos, 31 a 60 y más de 60—, calculada desde los pagos ya registrados y exportable a PDF, CSV o Excel para llevarla a la junta. Si necesitas separar los 61 a 90 de los de más de 90 días, esa partición sigue siendo trabajo de la hoja.

Es la plantilla que menos se usa y la que más te defiende. Es la constancia de que la bomba se reparó el 4 de agosto, quién lo autorizó y cuánto costó — la respuesta a "¿en qué se nos fue el dinero?" un año después, cuando ya nadie se acuerda.

• Días abierto (columna extra al final): =SI(I2="", HOY()-B2, I2-B2)
• Costo acumulado del año: =SUMA(J:J)
• Cuánto llevas gastado en un activo: =SUMAR.SI(C:C, C2, J:J) — la fórmula que te dice, con números, que ya salió más caro reparar la bomba que cambiarla.

El folio importa más de lo que parece: es lo que amarra el gasto de la pestaña de presupuesto con el reporte que lo originó. Escribe el folio en la descripción del egreso y el año que viene, cuando alguien pregunte por los $3,800 de agosto, la respuesta es una búsqueda y no una excavación.

La bitácora deja de caber en una hoja cuando el que reporta ya no eres tú, sino el vecino desde su teléfono y con foto. Ahí es donde entran los tickets de mantenimiento, con responsable, estatus y cierre confirmado por quien reportó.

Aquí es donde una lista de asistencia mal armada tumba la asamblea, y casi nunca por la fórmula: por la base sobre la que sumas. Cómo se cuenta el quórum y cómo se pesa el voto cambia de estado a estado, y dentro de un mismo estado las dos respuestas no tienen por qué coincidir:

• CDMX: el quórum se cuenta por cabezas —«se requerirá de una asistencia del 75% de los condóminos» en primera convocatoria, y en segunda «el quórum se integrará con la mayoría simple del total de condóminos» (art. 32 fr. IV)—, pero el voto va por indiviso: «Cada condómino contará con un número de votos igual al porcentaje de indiviso» (art. 31 fr. III).
• Estado de México: las dos cosas van por cabeza. Se instala en primera convocatoria con «más del cincuenta por ciento de los condóminos» y en segunda «con los asistentes» (art. 28 fr. VII), y cada condómino tiene «un solo voto no importando cuantas unidades de propiedad exclusivas posea», salvo en condominios comerciales e industriales (art. 28 fr. II).
• Quintana Roo: ahí el quórum mismo va sobre el proindiviso — «75% del proindiviso del condominio» en primera convocatoria y «por lo menos del 51 % del proindiviso» en segunda (art. 29).

Por eso la plantilla lleva las dos bases en la misma tabla: capturas una vez y sumas la que te aplique.

• Condóminos presentes que computan (quórum por cabeza): =CONTAR.SI.CONJUNTO(D2:D49, "Sí", C2:C49, "Sí")
• Indiviso presente que computa (quórum por indiviso): =SUMAR.SI.CONJUNTO(B2:B49, D2:D49, "Sí", C2:C49, "Sí")
• Votos a favor por cabeza: =CONTAR.SI(F2:F49, "A favor")
• Indiviso a favor: =SUMAR.SI.CONJUNTO(B2:B49, F2:F49, "A favor", C2:C49, "Sí")
• Indiviso en contra: =SUMAR.SI.CONJUNTO(B2:B49, F2:F49, "En contra", C2:C49, "Sí")

La columna Al corriente casi ninguna lista de asistencia la trae, y es la que decide si la asamblea quedó bien instalada. En la CDMX a los condóminos morosos se les suspende «su derecho a voto conservando siempre su derecho a voz» y «no serán considerados para el quórum de instalación de la Asamblea General» (art. 34: dos cuotas ordinarias impagas, o una extraordinaria). Ojo con la excepción con la que abre ese mismo artículo: en las asambleas convocadas para modificar la escritura constitutiva, extinguir el régimen o afectar el dominio del inmueble, el moroso sí vota. Excluirlo ahí es justo lo que vuelve impugnable la asamblea que más caro cuesta repetir. En Quintana Roo el indiviso de la unidad cuyo propietario u ocupante incumplió «no será considerado para los efectos de la instalación de la Asamblea, ni podrá tener derecho a voto» (art. 32). Si tu ley estatal no trae esa exclusión, pon "Sí" en toda la columna y el resultado es el mismo.

Corre las dos cuentas antes de instalar, porque no dan lo mismo. Con 48 unidades y 26 presentes al corriente, la cuenta por cabeza da 54%: en la CDMX se queda corta para la primera convocatoria y alcanza la segunda (art. 32 fr. IV); en el Estado de México pasa desde la primera (art. 28 fr. VII). En Quintana Roo esas 26 unidades no te dicen nada hasta que sumas su proindiviso y lo comparas contra el 75% o el 51% del art. 29.

Y una segunda tabla, corta, para que los acuerdos no vivan solamente en el acta — anota el resultado en la unidad que use tu estado, indiviso o votos:

Los porcentajes de quórum, los plazos de convocatoria y quién puede votar cambian de estado a estado, y esa parte no la resuelve ninguna plantilla: revísala en la ley de condominios que te aplica y en tu reglamento interno. Cómo se convoca, se instala y se levanta el acta está en nuestra guía para organizar una asamblea de condóminos.

Estas plantillas aguantan hasta que alguien las rompe, y casi siempre es una de estas cinco cosas:

1. Un archivo nuevo cada mes. Es el más común. Rompe el histórico, y el histórico es justo lo que necesitas para cobrar un saldo de hace ocho meses. Una sola pestaña que crece hacia abajo, con columna de Periodo.
2. El mismo dato escrito distinto. A-101, A101, Torre A 101 y "la casa de doña Mari" son cuatro unidades diferentes para Excel. Define el formato el primer día y no lo negocies.
3. Montos y fechas guardados como texto. Pasa al pegar desde el portal del banco o desde un mensaje. Si la columna no se alinea sola a la derecha, es texto, y ninguna suma va a ser correcta.
4. Celdas combinadas para que se vea bonito. Cada celda combinada es una fórmula que va a fallar el día que ordenes la tabla, y nadie lo va a notar el mismo día.
5. Fórmulas sobrescritas a mano. Alguien teclea un saldo encima de la fórmula que lo calculaba, porque así cuadra. A partir de ese momento la hoja miente y no avisa.

Si vas a proteger una sola cosa, protege las columnas con fórmula: bloquéalas y deja editables únicamente las de captura.

Una hoja bien armada aguanta mucho más de lo que suele decirse. Pero deja de alcanzar en cuatro momentos concretos, y conviene reconocerlos antes de estar dentro:

1. Cuando más de una persona captura. El día que el tesorero y tú editan el mismo archivo aparece control_cuotas_v3_FINAL(1).xlsx y ya nadie sabe cuál manda. Una hoja compartida en la nube resuelve la edición simultánea, pero no resuelve la pregunta siguiente: quién cambió ese saldo y cuándo.

2. Cuando hay que conciliar contra el banco. La hoja no ve tu cuenta. Cada transferencia se captura dos veces —una la hace el banco, la otra la haces tú— y el depósito que llega sin referencia se queda sin dueño hasta que alguien mande el comprobante. Ese caso tiene nombre y tratamiento propio: pagos no identificados.

3. Cuando cada residente quiere su estado de cuenta. Filtrar e imprimir doce PDFs es viable; ciento veinte, no. Y el vecino tampoco quiere un PDF: quiere abrir su saldo en el teléfono a las once de la noche sin escribirte a ti.

4. Cuando cambia el administrador. Aquí una hoja falla de la peor manera, porque lo que se entrega es un archivo y no un historial. No hay forma de saber quién cambió qué ni cuándo, y la administración entrante hereda números que no puede auditar. En Koti hay dos tipos de administrador —general, que ve todo, y de acceso limitado a las áreas que le asignes: finanzas, operación, seguridad, comunicación o residentes— y cuando alguien deja el cargo se le retira el rol, pero el historial de lo que hizo se conserva. Cómo se reparten esos accesos está en administración y personal.

La buena noticia para quien ya tiene su hoja hecha: no se tira. Koti importa gastos desde PDF, CSV o XLSX —el estado de cuenta del banco o tu propia hoja—, la inteligencia artificial los extrae y los clasifica, marca los posibles duplicados antes de crearlos y deja el archivo original adjunto a los movimientos que salieron de él, para que el respaldo viaje con el registro. Es la captura de gastos con IA; el resto del ciclo vive en el módulo de finanzas.